ჩვენ, ყველანი, შეფასებების მოყვარული ვართ. მოვლენათა პროგნოზირებას გარდაუვალი შეფერხებების გაუთვალისწინებლად ვახდენთ და ყოველთვის ვხელმძღვანელობთ საუკეთესო სცენარით, რომელიც, რეალურად, არასოდეს განვითარდება. ამიტომაც კვირეებით, თვეებითა და წლებით ადრე ნავარაუდები სხვა არაფერია, თუ არა ფანტაზია, რადგან არავინ იცის, რა მოხდება ამ ხნის განმავლობაში.
ალბათ ხშირად გიფიქრიათ, რომ რამდენიმე წუთით შეირბენთ სუპერმარკეტში, სინამდვილეში კი მთელი საათით რჩებით იქ? გახსოვთ, როგორ წაგართვათ საათის ნაცვლად, მთელი დღე სხვენის დალაგებამ? ზოგჯერ კი, პირიქით, 35 წუთში ამთავრებთ ეზოს მოწესრიგებას, როცა ამისთვის 4 საათის დახარჯვას ვარაუდობდით. ერთი სიტყვით, ადამიანებს საკმაოდ გვიჭირს დროის სწორი შეფასებების გაკეთება.
გეგმები ზემოთ ჩამოთვლილი უმარტივესი ამოცანების შესრულების დროსაც კი აგვერევა ხოლმე და ამას ერთი ან რამდენიმე ახსნა აქვს. თუკი ზუსტად რამდენიმე საათსაც ვერ ვგეგმავთ, როგორ უნდა მივაღწიოთ სიზუსტეს ექვსთვიანი პროექტის შემუშავებისას? გვგონია რომ ვიცით, თუმცა რა დრო დასჭირდება ამა თუ იმ ამოცანის ამოხსნას, სინამდვილეში ამაზე წარმოდგენაც არ გვაქვს.
როდესაც ვითვლით, რამდენი დრო დასჭირდება ამა თუ იმ მოქმედების განხორციელებას, ჩვენ, უბრალოდ, კი არ ვცდებით, დიდ შეცდომას ვუშვებთ. ეს კი ნიშნავს, რომ რაიმე პროექტის განხორციელებისთვის დაგეგმილი ექვსი თვის ნაცვლად, შეიძლება, მთელი წელი დაგვჭირდეს.
ამიტომაც დასრულდა Big Dig-ის ავტომაგისტრალის ბოსტონური პროექტი ხუთი წლით გვიან ბიუჯეტის მრავალმილიარდიანი გადაჭარბებით. დენვერის საერთაშორისო აეროპორტი კი 16-თვიანი შეფერხებით გაიხსნა და 2 მილიარდი დოლარით უფრო მეტი დასჭირდა, ვიდრე თავდაპირველი ხარჯთაღრიცხვით იყო ნავარაუდევი.
შესაძლო გამოსავალი დიდი ამოცანების პატარ-პატარა ქვეამოცანებად დაყოფაშია. რაც უფრო მცირეა პრობლემა, მით უფრო ადვილია მომავლის დაგეგმვა. შეცდომებს კვლავინდებურად დაუშვებთ, მაგრამ ისინი ბევრად უფრო მცირე იქნება, ვიდრე დიდი პროექტის დაგეგმვისას. თუკი სამუშაოს მოსალოდნელზე ორჯერ მეტი დრო ესაჭიროება, ჯობია, ორი კვირა დავუმატოთ მცირე პროექტს, ვიდრე ორი თვე – დიდს.
შეეცადეთ დროის ინტერვალები პატარ-პატარა ნაწილებად დაყოთ. 12 კვირაზე გათვლილი ერთი პროექტის დაგეგმვის ნაცვლად, დაყავით ეს პროექტი 12-ერთკვირიან პროექტად. იმის ნაცვლად, რომ თავი იმტვრიოთ ამოცანებზე, რომელთა ამოხსნასაც 30 საათი ესაჭიროება, დაყავით სამუშაო უფრო რეალურ 6-10-საათიან მონაკვეთებად და ნაბიჯ-ნაბიჯ იარეთ წინ.
გრძელი ჩამონათვალის ნაცვლად, მოკლე სიები შეადგინეთ. ბოლოს, როდის შეასრულეთ სრულად ის საქმეები, რომელთაც მოიცავდა დიდი არზა? ალბათ რამდენიმე პუნქტის გადახაზვის შემდეგ, უბრალოდ, დაივიწყეთ მის შესახებ (ან მექანიკურად გადახაზეთ ჯეროვნად შეუსრულებელი პუნქტები).
გრძელი სია საბრალდებო დასკვნას ჰგავს. რაც უფრო გრძელია ჩამონათვალი, მით მეტ სანერვიულოს გვიქმნის და გარკვეული დროის შემდეგ აღარც ვიხედებით მასში. მერე კი ვფორიაქობთ და ყველა საქმე ერთ დაუსრულებელ უსიამოვნებად გვექცევა.
არსებობს უფრო მარტივი გზაც. დაანაწევრეთ გრძელი სია პატარა სიებად. მაგალითად, 100-პუნქტიანი ჩამონათვალი დაყავით ათ 10-პუნქტიანად. ეს კი იმას ნიშნავს, რომ როცა პატარა სიის ერთ პუნქტს შეასრულებთ, საქმის 1%-ის ნაცვლად, 10%-ი გექნებათ მოთავებული.
მერე რა, რომ შესასრულებელი საქმეების რაოდენობა არ შეცვლილა? შეხედეთ სურათის ნაწილს და დატკბით მიღწეულით. ეს ბევრად სჯობს საერთო სურათის ცქერას, გულის ხეთქასა და უმაქნისობაში საკუთარი თავის დადანაშაულებას.
სადაც შესაძლებელია, დაყავით ამოცანები პატარა ნაწილებად, სანამ სრულად არ გაერკვევით მათში. ამოცანების ასეთმა გადაჯგუფებამ შეიძლება, საოცრად გაზარდოს თქვენი პროდუქტიულობა და მოტივაცია.
პატარა რჩევა პრიორიტეტების განსაზღვრის თაობაზე: პრიორიტეტებს ციფრებით ან იარლიყებით ნუ მონიშნავთ.
ნუ იტყვით: «ეს საქმე უფრო პრიორიტეტულია, ეს კი – არა», ან: «ამას სამ ქულას მივცემ, ამას – ორს, ამასაც სამს» და ა.შ. ასე მაღალპრიორიტეტიანი ამოცანების დომხალში აღმოჩნდებით.
ამის ნაცვლად, ვიზუალურად მონიშნეთ მათი მნიშვნელოვნება. მნიშვნელოვანი ამოცანები ზემოთ განათავსეთ. როცა მორჩებით, ნაკლებად მნიშვნელოვან საქმეებზე გადადით. ამგვარად, მუდამ ყველაზე უფრო სასწრაფო საქმით იქნებით დაკავებული. წარმატებისთვის ესეც საკმარისია.
- წყარო: ReWork
- #ინვესტიციაგანათლებაში