შეხვედრების გამართვის მიზეზი საკმაოდ მრავალფეროვანი შეიძლება იყოს. ყველა ჩვენთაგანს განხვავებული სიხშირით უწევს შეხვედრებზე დასწრება. ეს შეიძლება იყოს სამსახური, ფანკლუბის ან გუნდის შეკრება, კორპუსის ან უბნის მაცხოვრებელთა კრება და ა.შ.
ყველა საქმეში, კარგი მომზადება და დაგეგმვა წარმატების გარანტიაა. ლიდერის მიერ შეხვედრის ეფექტურად ორგანიზება და ინფორმაციის სწორი ფორმით ჩამოყალიბება, მსმენელებს შეხვედრის მიზნის აღქმასა და გააზრებაში ეხმარება. ჩვენ შევეცდებით განვიხილოთ მიზეზები იმისა, თუ რატომ ხდება რომ ზოგიერთი შეხვედრის დასრულების შემდეგ მსმენელს სიცარიელისა და ფუჭად დაკარგული დროის შეგრძნება აქვს, და პირიქით, როგორ შეიძლება გავაღვიძოთ მოტივაცია და ადამიანების შთაგონების წყაროდ ვიქცეთ.
შეხვედრა როგორც წესი წარიმართება სამ ან მეტ ადამიანს შორის და ემსახურება მათ გაერთიანებას ერთი, საერთო მიზნის ირგვლივ. შეხვედრების დროს ხდება:
- იდეების გენერირება და განვითარება;
- დაგეგმა;
- პრობლემის გადაჭრა;
- გადაწყვეტილების მიღება;
- შეხედულებების გაზიარება;
- ინიციატივებისა და ენთუზიაზმის წახალისება;
- ერთიანობის განცდის შექმნა;
- ერთიანი მიზნის ფორმირება;
შეხვედრებს აუცილებლად უნდა ახასიათებდეს განსაკუთრებული მიზანი, რისთვისაც იკრიბებიან მონაწილეები. მხოლოდ სწორი კომუნიკაციისა და ორგანიზებული მიმდინარეობის შემთხვევაში ჩაითვლება კრება წარმატებულად.
შეხვედრების ელემენტებია :
- კონტენტი – ცოდნისა და ინფორმაციის, გამოცდილების, იდეებიის, შეხედულებებისა და მოლოდინების გაზიარება (უმჯობესია ყველა წევრმა მიიღოს მონაწილეობა),
- ინტერაქცია – მნიშვნელოვანია დამსწრე ადამიანების ინტერაქცია, კომუნიკაციის ხარისხი ერთმანეთში, რათა სწორად იყოს გაზიარებული დამოკიდებულებები, რაც ხელს უწყობს შემდგომში ნდობის ჩამოყალიბება.
- შეხვედრის სტრუქტურა – კრების სწორად ორგანიზება არის პირველი ორი ელემენტის – კონტენტისა და ინტერაქციის წარმატების განმსაზღვრელი ფორმატი.
შეხვედრები ტიპებია:
- საინფორმაციო,
- საკონსულტაციო,
- პრობლემის გადაჭრის გზების მოძიებისა და
- გადაწყვეტილებების მიღებისათვის ორგანიზებული.
საინფორმაციო შეხვედრები ძირითადად ფორმალურ ხასიათს ატარებს და ცალსახად ემსახურება ლიდერის მიერ რაიმე ინფორმაციის ან გადაწყვეტილების ჯგუფისთვის გაზიარებას. რაც შეეხება საკონსულტაციო შეხვედრას, წევრების მხრიდან ჩართულობა მაღალია, მოცემული საკითხის ირგვლივ წარიმართება დისკუსია, მოსაზრებებისა და დამოკიდებულებების გაზიარება. პრობლემების გადაჭრისათვის ორგანიზებული შეხვედრა უფრო მეტად სპეციფიკურ მიდგომას საჭიროებს. პირველ რიგში, ლიდერის მიერ ნათლად უნდა იყოს პრობლემის ყველა ასპექტი დანახული და გადმოცემული. და ასევე, დამსწრეთა კომპეტენცია უნდა შეესაბამებოდეს ამ პრობლემის გადაწყვეტის გზების მოძიების შესაძლებლობებს. გადაწყვეტილების მისაღებად ორგანიზებული შეხვედრა ხშირ შემთხვევაში ამ თანმიმდევრობით მიმდინარეობს : პრობლემის აღწერა, ანალიზი, იდეების გენერირება, საუკეთესო იდეის გამოვლენა, დასკვნა.
შეხვედრის მომზადების პროცესში მნიშვნელოვანია:
- ორგანიზება და დღის წესრიგის დაცვა,
- მონაწილეთა შორის ჰარმონიული ურთიერთობის ხელშეწყობა
- თითოეული წევრის მიერ შეხვედრაში მონაწილეობის წახალისება, მხარდაჭერა მათი პოტენციალის გამოსავლენად.
შეხვედრის დაწყებამდე ლიდერი სვამს კითხვებს:
- რა არის შეხვედრების მიზეზი?
- არის თუ არა შეხვედრის გამართვა მისაღები ამ კონკრეტულ შემთხვევაში?
- როგორ უნდა დაიგეგმოს შეხვედრა?
- ვინ უნდა იყვნენ მონაწილეები.
- რა წინასწარი სამუშაოებია საჭიროა შეხვედრის დასაგეგმად.
- შეხვედრის მიზნის გასარკვევად:
- რა არის კრების საბოლოო მიზანი?
- გვჭრიდება თუ არა რაიმე სახის კონსულტაცია საკითხის გადაჭრამდე?
- რამდენად სწრაფად არის საჭირო პრობლემაზე რეაგირება.
- აუცილებელია თუ არა შეხვედრების რეგულარული გამართვა პრობლემის ძირეულად აღმოფხვრისთვის.
მნიშვნელოვანია ლიდერმა სწორად განსაზღვროს შეხვედრის შესაბამისობა მის რეალურ საჭიროებასთან. შესაძლოა კომუნიკაციის სხვა ფორმებიც საკმარისი იყოს, მაგალითად იმეილის მეშვეობით ინფორმაციის გაცვლა. წინააღმდეგ შემთხვევაში დამსწრეებში მოსალოდნელია დროის ფუჭად გაფლანგვის შეგრძნება, რაც გაღიზიანებას იწვევს და უფრო მეტად ნეგატიური ეფექტი აქვს, ვიდრე დადებითი. დამსწრეთა შერჩევაც ერთგვარ როლს თამაშობს შეხვედრის წარმატებაში, და რათქმაუნდა გათვალისწინებული უნდა იყოს შეხვედრის ტიპი და განსახილველი თემა.
იმ შემთხვევაში, თუ კრების წარმმართველის გარდა საჭიროა სხვა მონაწილეების აქტივობაც, უმჯობესია შეხვედრის გამართვამდე წინასწარ განისაზღვროს მოვალეობები. ინფორმაცია დროულად უნდა იქნეს მიწოდებული, რაც მოიცავს შეხვედრის დროსა და ადგილს, საკითხის წარმდგენი პირების სიას, და სასურველია მიწოდებული ინფორმაციას თან დაერთოს შესაბამისი დოკუმენტები.
დღის წესრიგი
ეს არის გაწერილი გეგმა, რომელიც ხშირ შემთხვევაში ლიდერის მიერ არის შემუშავებული. მითითებები გაცემულია მდივნისთვის, რომელიც მიღებულ ინფორმაციას თავს უყრის და შეხვედრის შეფერხების გარეშე მიმდინარეობას უზრუნველყოფს (მონაწილეთა ინფორმირება, შეკრების ადგილის მოწესრიგება, ყველა საჭირო ატრიბუტის მომზადება).
ხშირად კრება წინა შეხვედრაზე განხილული საკითხების პატარა მიმოხილვით იწყება რათა გამარტივდეს უკვე არსებული მოცემულობის შემდგომში განხილულ საკითხებთან აზრობრივად დაკავშირება. კრების ბოლოს შეიძლება გამოიყოს დრო მიმდინარე თემის გარეთ „სხვა საკითხების“ (AOB – Any Other Business) წამოსაჭრელად და სამსჯელოდ, იმ საკითხების რასაც რომელიმე წევრი ჩათვლის რომ კომპანიისთვის/გუნდისათვის მნიშვნელოვანია.
დღის წესრიგის მიმდინარეობა დაახლოებით ასე შეიძლება გამოიყურებოდეს:
- წევრის მიერ კრების გაცდენის მიზეზი, ასეთის არსებობის შემხვევაში;
- წინა შეხვედრის მცირე მიმოხილვა;
- იმ საკითხის წამოწევა, რომლის განხილვაც ვერ მოესწრო წინა შეხვედრაზე;
- საკითხი 1: ტრენინგი და განვითარება;
- საკითხი 2: დაფინანსების რეპორტი;
- საკითხი 3: ფინანსები და აღჭურვილობა;
- მიმდინარე თემის გარეთ სხვა საკითხები;
- მომავალი შეხვედრის დრო და ადგილი;
მოცემულია დღის წესრიგის მაგალითი, თუმცა ბუნებრივია სხვა შემთხვევები შესაძლოა სხვა პუნქტების შეცვლას და დამატებასაც მოითხოვდნენ. როგორც მაღლა ვისაუბრეთ, ამ და სხვა დეტალებს ლიდერი წყვეტს რათა შეხვედრის წარმატების მიზანი მიღწეული იქნას.
- Source: Skillsyouneed.com