წაიკითხეთ წიგნები ეფექტური შეხვედრების ჩატარების შესახებ და დიდი ალბათობით, ერთ-ერთი პირველი რეკომენდაცია იქნება დღის წესრიგის დაწესება.
მენეჯერებს ხშირად ჰგონიათ, რომ წერილობითი გეგმის შედგენა, მთავარია საინტერესო და წარმატებული შეხვედრისთვის. თუმცა, სამწუხაროდ, ეს არც ისე ადვილია. კვლევებმა რეალურად აჩვენა, რომ დღის წესრიგის არსებობასა და დამსწრეების მხრიდან შეხვედრის ხარისხის შეფასებას შორის მცირე კავშირია ან საერთოდ არ არის კავშირი. მთავარი არა თავად დღის წესრიგია, არამედ იმის აქტუალობა და მნიშვნელობა, რაც შიგნით არის და ასევე როგორ უწყობს ხელს ლიდერი დღის წესრიგის საკითხების განხილვას.
იმის ნაცვლად, რომ თქვენი დღის წესრიგი შეადგინოთ როგორც თემების გრძელი და დამღლელი ჩამონათვალი, იფიქრეთ შეადგინოთ როგორც მიზნობრივი კითხვების კომპლექტი უმარტივესი ფორმით – შეხვედრა არსებობს იმისთვის, რათა პასუხი გასცეს მნიშვნელოვან კითხვებს გამოყოფილ დროში. აი რამოდენიმე მაგალითი თუ როგორ შეიძლება ეს გამოიყურებოდეს:
- ნაცვლად თემისა სახელით „ბიუჯეტის პრობლემები“, იფიქრეთ შეკითხვაზე, სახელით მაგალითად „როგორ შევამცირებთ ჩვენს დანახარჯებს 100 ათასით ფისკალური თვის ბოლოს?“
- ნაცვლად თემისა სახელით „მომხმარებელთან მუშაობის პროცესის გაუმჯობესება“, იფიქრეთ კითხვაზე, ისეთი სახელით, როგორიცაა „რა ძირითადი გზები არსებობს ისმისთვის, რომ მომხმარებლისთვის პასუხის გაცემის საერთო დრო გაუმჯობესდეს 25%-ით?“
- ნაცვლად თემისა სახელით „ლიდერების მემკვიდრეობა“, ეცადეთ შეცვალოთ სახელით „სად ვართ დაუცველები ლიდერების დენადობის პერსპექტივაში და რა შეიძლება მოვიმოქმედოთ ამ დაუცველობის საწინააღმდეგოდ?“
- ნაცვლად თემისა სახელით „სხვადასხვა სიახლეები“, სცადეთ შეცვალოთ სახელით „რა მნიშვნელოვანი ინფორმაცია გაქვთ თითოეულ თქვენგანს, რომელიც უნდა გაუზიაროთ ერთმანეთს, ან გჭირდებათ ერთმანეთისგან?“
შეავსებთ რა დღის წესრიგს კითხვებით და არა თემებით, თქვენ დაიწყებთ სხვანაირად ფიქრს და ქცევას, შეხვედრის შემუშავებისას. თქვენ გახდებით უფრო სტრატეგიული, იფიქრებთ კრიტიკულად თემის მნიშვნელობაზე და რა არის თქვენი საბოლოო შედეგი – ნამდვილი მიზეზი, რატომაც შეკრიბეთ კოლექტივი ერთად. დამატებით ეს მეთოდი ხელს უწყობს მიზანმიმართულობას. კითხვა-პასუხის მიდგომა აადვილებს თქვენი მოსაწვევი სიის განსაზღვრას: ეს არის ხალხი, ვინც პასუხს გასცემს კითხვებს. ეს მიდგომა ასევე უკეთესად გვამცნობს თუ როდის უნდა დასრულდეს შეხვედრა – როდესაც კითხვებზე პასუხი დამაკმაყოფილებლად არის გაცემული.
ამ კითხვებზე დაფუძნებული მიდგომის სარგებლის მისაღებად, წარმატების ოთხი გასაღები არსებობს.
1 – შეიმუშავეთ კითხვები, რომლებიც კონკრეტული და მასტიმულირებელია.
იფიქრეთ შეხვედრაზე დამსწრეთათვის დღის წესრიგის კითხვების შედგენაზე, ისევე როგორც მოიქცეოდით თქვენი თანამშრომლებისთვის მიზნების დასახვისას. რატომ? მიზნების დასახვის შესახებ თეორია აჩვენებს, რომ მიზნები აღძრავს ენერგიას, ახდენს ყურადღების ფოკუსირებას და ახალისებს შეუპოვრობას, ამ ყველაფერს კი უკეთესი შედეგისკენ მივყავართ.
მიუხედავად იმისა, რომ ამ ნამუშევრის უმეტესი ნაწილი ორიენტირებული იყო ინდივიდუალურ მიზნებზე და ინდივიდუალურ შედეგებზე, არსებობს სანდო ლიტერატურა, რომელიც გვიჩვენებს, რომ ჯგუფის მიზნები ასევე აუმჯობესებს ჯგუფის შედეგს. ეს ლიტერატურა გვაჩვენებს, რომ კონკრეტული მიზნები (მაგ. შეიმუშავე კლიენტის შენარჩუნების სულ მცირე 5 ახალი სტრატეგია) უფრო ეფექტურია, ვიდრე ზოგადი, ბუნდოვანი მიზნები (მაგ, გააკეთე შენი შესაძლებლობების მაქსიმუმი).
იგივე მიდგომა უნდა იყოს თქვენი შეხვედრის კითხვების მიმართ. შეიმუშავეთ კონკრეტული კითხვები ზემოთ მოყვანილი მაგალითების შესაბამისად ისე, რომ დამსწრეებისთვის ნათელი იყოს ის თუ რა არის გამოწვევა ან პრობლემა, რათა უკეთესად მოახდინონ კოლექტიური შეხვედრის ძალისხმევა. კვლევა ასევე გვიჩვენებს რომ ძნელი, მაგრამ მიღწევადი მიზნები არის ყველაზე მამოტივირებელი მიზნების ტიპი. ანალოგიურად, დღის წესრიგის კითხვები უნდა იყოს შექმნილი, რათა მოახდინოს გამოწვევა, მაგრამ არ უნდა იყოს არამიწიერი, რომ დამსწრეებმა ისინი სერიოზულად მიიღონ და არ დაკარგონ იმედი.
2 – ითანამშრომლეთ იმ კითხვების იდენტიფიცირებისთვის, რომლებიც ნამდვილად მნიშვნელოვანია.
არ არსებობს შეხვედრაზე შეკითხვების იდეალური რაოდენობის იდეალური ფორმულა. მნიშვნელოვანია არსებობდეს სწორი კითხვები. მათ დასადგენად შეხვედრის წამყვანმა პირველ რიგში უნდა მოახდინოს პოტენციური შეითხვების გენერირება მომგებიანი პოზიციიდან.
შემდეგ, დღის წესრიგის შედგენისას, დამსწრეებს უნდა სთხოვოთ წვლილის შეტანა. არსებობს ორი მიზეზი თუ რატომ არის ეს მნიშვნელოვანი. პირველი, იმიტომ რომ შეხვედრები ფუნდამენტურად კოლექტიური გამოცდილებაა, სხვათა ხმის დაშვება მხოლოდ შესაფერისია. მეორე, როდესაც ხდება თანამშრომლების წახალისება, რომ სხვებს გაუზიარონ თავისი ფიქრები და იდეები – და ხელმძღვანელი რეალურად ისმენს ამ იდეებს – უფრო მეტია იმის ალბათობა, რომ მათ ჰქონდეთ ვალდებულებების უფრო მეტი გრძნობა როგორც გუნდში, ასევე ორგანიზაციაში. ამას თავის მხრივ მივყავართ უფრო ჩართული დამსწრეებისკენ.
საკუთარი პოტენციური შეკითხვების განსაზღვრის და დამსწრეების მხრიდან წვლილის შეტანის შემდეგ, თქვენ ფრთხილად უნდა დაფიქრდეთ თითოეული კითხვის ღირებულებასა და სტარტეგიულ მნიშვნელობაზე. მოიშორეთ კითხვები, რომლებიც არ გამოდგება (სხვა სიტყვებით, კითხვები, რომლებიც არ მიდის ჩემს მიერ ზემოთ ხსენებული პირველი რჩევის დონეზე).
გახსოვდეთ, თუ თვლით, რომ თანამშრომლის მიერ მოფიქრებული შემოთავაზება არ არის დღის წესრიგისთვის კარგი შეკითხვა, რაღაცნაირად დაუბრუნდით საკითხს და ახსენით, თუ რატომ არ იქნება ეს შეკითხვა შეხვედრაზე. და ბოლოს, მოიშორეთ კითხვები, რომელიც დამსწრეების მხოლოდ მცირე ნაწილისთვის არის შესაბამისი; ამ შემთხვევაში უმჯობესია, კითხვას მივუბრნდეთ ცალკე ქვეჯგუფთან ერთად.
3 – პირველ რიგში პრიორიტეტული გახადეთ ყველაზე მნიშვნელოვანი კითხვები.
შეხვედრის მეცნიერება გვიჩვენებს, რომ შინაარსი დღის წესრიგის დასაწყისში, დროის და ყურადღების არაპროპორციული ოდენობის ყურადღებას იბყრობს, მისი მნიშვნელობის მიუხედავად. შედეგად ცხადია: დაუსვით თქვენი ყველაზე მნიშვნელოვანი კითხვები შეხვედრის დასაწყისში. ეს არა მხოლოდ უზრუნველყოფს ძირითადი საკითხების დაფარვას, არამედ დამსწრეების ყურადღების ხელში სწრაფად ჩაგდების და შეხვედრის ღირებულების გადაცემის გზაა. მიუხედავად იმისა, რომ ნორმალურია დაიწყოთ შეხვედრა 5 წუთიანი სიახლეებით და შენიშვნებით, მისი დასრულების შემდეგ სრულად გადაერთეთ ყველაზე გამომწვევ, მნიშვნელოვან და არასასიამოვნო კითხვებზე.
თუ ყველა შეკითხვა თანაბრად მნიშვნელოვანია, გაითვალისიწინეთ, რომ პრიოტიტეტი მიანიჭოთ შეკითხვებს, რომელიც თვითონ დამსწრეებმა მოგაწოდეს. ამით თქვენ გააცოცხლებთ ძლიერ ჩართულობის და საერთო საკუთრების ღირებულებებს.
4 – სისრულეში მოიყვანეთ დღის წესრიგი.
თქვენი შეკითხვების დასრულების შემდეგ, წინასწარ გადაანაწილეთ შეხვედრების დღის წესრიგი, რათა ხალხს ჰქონდეს დრო, რომ იფიქრონ და მოემზადონ დასმულ კითხვებზე. არ არსებობს „ჯადოსნური დრო“; არასასიამოვნო სტრატეგიულ კითხვებს სჭირდებათ დაახლოებით კვირიანი მოსამზადებელი პერიოდი, მაგრამ სხვა უმეტესი შეკითხვებისთვის სამ დღიანი მოსამზადებელი პერიოდი საკმარისია. მე ასევე ვაქეზებ შეხვედრის წამყვანებს, რომ შეხვედრის მოსაწვევში დაურთონ შეხვედრის დღის წესრიგი, რათა ადვილი იყოს ორიენტირება.
შემდეგ, შეხვედრის წამყვანმა სისრულეში უნდა მოიყვანოს დღის წესრიგი. ყველაზე წარმატებული წამყვანები არა მხოლოდ ითვალისწინებენ იმას, თუ რისი განხილვა უნდა მოხდეს შეხვედრაზე, მაგრამ ასევე როგორ უნდა მოხდეს თითოეული მათგანის დაფარვა.
მაგალითად, დღის წესრიგის თემის შუამავალი შეიძლება იყოთ თქვენ, ან შეგიძლიათ ეს პასუხისმგებლობა გადასცეთ სხვას. დრო შეიძლება აღნიშნული იყოს წამმზომზე, ან შეიძლება მართული იყოს არაკონვენციური გზით, მაგალითად ბრეინსტორმინგი სიჩუმეში, ხმის მიმცემი აპლიკაციების გამოყენებით, წყვილებში მუშაობით და ა.შ. დღის წესრიგი შეიძლება მართული იყოს წინასწარ განსაზღვრულ ორ ფაზაში, რომლებიც იყოფა შესვენებით: განხილვა და გადაწყვეტილება.
აშკარაა, რომ არსებობს უამრავი მოსაზრება განსახილველად. შეარჩიო სამუშოსთვის შესაფერისი ინსტრუმენტი, იფიქრო დამსწრეებზე, ამოცანებზე, ისტორიაზე და შეხვედრის სავარაუდო წინააღმდეგობებზე. ნება მომეცით გაგიზიაროთ ამის მაგალითი შეხვედრის წამყვანის პრაქტიკაში. ამ წამყვანმა იცის, რომ მისი გუნდი შედგება რამოდენიმე ძლიერი ექსტროვერტი პიროვნებებისგან და რამოდენიმე ჩუმი ინტროვერტებისგან. პლიუს ინტროვერტები გუნდში უფრო უმცროსი ხალხია.
ამის გათვალისწინებით, წამყვანი მიუტრიალდა დუმილზე დაფუძნებული ტექნიკისკენ. შეხვედრის დასაწყისში ერთ-ერთი უკვე განაწილებული დღის წესრიგის შეკითხვა წარმოდგენილ იქნა დამსწრეებისთვის. დამსწრეებმა კითხვას უპასუხეს ჩუმად, შეხვედრის აპლიკაციის გამოყენებით. შემდეგ ამან განაპირობა დუმილის საბოლოო ეტაპი, დამსწრეებმა ხმა მისცეს მნიშვნელოვან განსახილველ საკითხებს. აქ დუმილის ფაზა დასრულდა. შეხვედრის წამყვანმა შემდეგ ხელი შეუწყო აქტიურ განხილვას, რათა მიეღო საუკეთსო სავარაუდო პასუხი.
საბოლოო ჯამში, კითხვაზე დაფუძნებული დღის წესრიგს მოაქვს კონცენტრაცია, ჩართულობა და უკეთესი შედეგი თქვენს შეხვედრაზე. თუ არასოდეს არ გიცდიათ ეს მიდგომა, სცადეთ. პრობლემა არ არის რომ ჩაატაროთ ექსპერიმენტი, აირეკლოთ, ისწავლოთ და გამოსცადოთ თქვენი მიდგომა. ეს არა მხოლოდ დაგეხმარებათ, გახადოთ თქვენი შეხვედრები უკეთესი, ასევე შექმნათ სწავლების, გონივრული რისკების აღების და თვითუკმარისობის უფრო ვრცელი გუნდური კულტურა.
და გახსოვდეთ: თუ არ ფიქრობთ, რომ რომელიმე შეკითხვას შეიძლება პასუხი გაეცეს შეხვედრაზე, ეს შეიძლება ნიშანი იყოს თქვენთვის, რომ შეხვედრა უბრალოდ არ არის საჭირო.
- წყარო: HBR.ORG
- #ინვესტიციაგანათლებაში